Un recorrido por los 80 términos que se usan a diario en un espacio flex, organizados en 6 familias temáticas. Al terminar hablarás el idioma del sector con naturalidad en cualquier conversación profesional.
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Pilar 0 · Fundamentos del sector
Diccionario del sector
Objetivo del módulo: al terminar, dominarás los 80 términos que se usan a diario en un espacio flex, organizados en 6 familias, y sabrás usarlos con naturalidad en una conversación profesional.
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En el módulo anterior construiste el mapa del sector; en este aprenderás su idioma. Todos los oficios tienen una jerga, y el flex office no es una excepción: en una sola reunión pueden aparecer el churn, el ramp-up, los créditos de sala y el management agreement, y nadie va a pararse a explicártelos. Este módulo funciona distinto a los demás: no es para leerlo una vez, sino para volver a él cada vez que un término se te escape.
Por qué importa: el vocabulario es la primera señal de profesionalidad. Quien confunde "hot desk" con "puesto dedicado" o pregunta qué es el churn en una reunión pierde credibilidad al instante. Este glosario es tu referencia permanente: vuelve a él siempre que lo necesites.
Los términos están organizados en seis familias, cada una con su color. No intentes memorizarlos de una sentada: léelos por familias, usa el buscador cuando necesites uno concreto y practica con las flashcards del final hasta que te salgan sin pensar.
Familia 1
Producto y espacio
Empezamos por lo más tangible: las palabras que nombran lo que se vende. Son los términos que aparecerán en cada tarifa, cada web y cada visita, y los primeros que cualquier cliente espera que manejes con soltura.
Hot desk (puesto flexible)Puesto de trabajo no asignado en zona compartida. Llegas y te sientas donde haya sitio.
Dedicated desk (puesto dedicado/fijo)Puesto asignado en exclusiva en zona compartida. Tu mesa, tu silla, tu monitor.
Oficina privada (despacho)Espacio cerrado y exclusivo para un cliente, normalmente de 2 a 20 puestos.
SuiteOficina privada de mayor tamaño, a menudo con salas y zonas propias, para equipos grandes.
Day officeDespacho privado alquilado por horas o días.
Day passAcceso de un día a la zona de coworking.
Meeting Room (sala de reuniones)Espacio reservable por horas, monetizado aparte o mediante créditos.
Zona común / amenitiesEspacios y servicios compartidos: cocina, phone booths, terraza, gimnasio, auditorio, cafetería.
Phone boothCabina individual insonorizada para llamadas.
Oficina virtual (virtual office)Domiciliación social y comercial sin uso físico del espacio, con gestión de correo, paquetería y a veces recepción de llamadas.
Managed officeOficina exclusiva para un cliente, adaptada y operada por el operador, normalmente fuera del espacio flex.
Fit-outAdecuación y equipamiento de un espacio (obra, mobiliario, instalaciones).
Hub & spokeModelo corporativo con una sede central (hub) y espacios flexibles satélite (spokes) cerca de donde vive la plantilla.
DensidadRatio de metros cuadrados por puesto. Determina capacidad, confort y rentabilidad.
Open spaceLa zona abierta compartida donde viven los hot desks y los puestos dedicados. Lo contrario del despacho cerrado.
Familia 2
Contratos y pricing
Si la familia anterior nombra lo que se vende, esta nombra cómo se vende: la letra del contrato y la lógica del precio. Son los términos que marcan la diferencia entre leer una propuesta y entenderla de verdad.
MembresíaLa relación contractual típica del coworking: una cuota recurrente que da acceso a un producto y servicios.
Contrato de prestación de serviciosLa figura jurídica habitual en flex (no es un arrendamiento). Da flexibilidad a ambas partes y evita la normativa de alquileres.
Fianza / depósitoGarantía económica, habitualmente una o dos mensualidades.
All-inclusivePrecio que incluye suministros, limpieza, internet, mobiliario y servicios. Base del argumento de coste total frente a la oficina tradicional.
CréditosUnidades incluidas en la membresía canjeables por salas de reunión, impresión u otros servicios.
Permanencia / términoDuración mínima del compromiso. En flex va desde 1 mes hasta 3+ años en deals grandes.
PreavisoPlazo para comunicar la no renovación.
Ramp-up / contrato escalonadoPrecio o superficie que crece por tramos, ajustándose al crecimiento del cliente.
Break clause (ventana de salida)Derecho a salir del contrato en fechas pactadas.
List price (precio de tarifa)Precio oficial antes de descuentos.
Descuento por permanenciaRebaja a cambio de mayor compromiso temporal. La concesión más usada (y peor usada) del sector.
RenovaciónExtensión del contrato al vencimiento; puede ser tácita o negociada.
Yield managementLa práctica de ajustar precios según ocupación, demanda y momento para maximizar el ingreso total. Es la disciplina detrás del pricing dinámico: el mismo despacho no vale lo mismo en enero que en agosto.
Indexación (IPC)Actualización automática del precio según un índice, normalmente el IPC anual. En contratos largos, la cláusula que protege el ingreso del operador frente a la inflación.
Familia 3
Finanzas y métricas
Esta es la familia que más impresiona dominar y la que más se nota cuando falta. Son los números con los que el negocio se mide a sí mismo: los que aparecen en los informes de dirección, en las conversaciones con inversores y en el módulo 3 de este pilar, donde los verás trabajando juntos.
OcupaciónPorcentaje de puestos (o superficie) contratados sobre el total disponible. La métrica reina del sector.
Ocupación económicaPorcentaje de los ingresos potenciales que realmente se factura. Puede ser baja con el espacio lleno si se vendió con muchos descuentos: complementa a la ocupación física.
Revenue per Desk (RevPD)Ingresos totales divididos por número de puestos. Resume en una cifra el equilibrio entre ocupación y precio.
RevPAW (Revenue per Available Workstation)Ingresos divididos por puestos disponibles, vendidos o no. Es la versión exigente del RevPD: penaliza el espacio vacío y por eso es la que prefieren los inversores.
ARPM (ingreso medio por miembro)Ingresos totales divididos por número de miembros.
Ticket medioEl valor medio de un contrato o de una venta. Permite comparar la calidad del pipeline: diez clientes de 300€ no son lo mismo que dos de 1.500€.
Churn (tasa de baja)Porcentaje de clientes o ingresos que se pierden en un periodo.
CAC (coste de adquisición de cliente)Lo que cuesta de media conseguir un cliente nuevo (marketing + ventas).
LTV (lifetime value)Ingresos totales que genera un cliente durante toda su relación con el espacio.
Breakeven (punto muerto)Nivel de ocupación o ingresos a partir del cual el espacio deja de perder dinero.
OpEx (gastos operativos)Los costes recurrentes de operar el espacio: suministros, limpieza, personal, software. Lo que cuesta que el espacio funcione cada mes.
CapEx (inversión de capital)El dinero invertido en activos duraderos: obra, fit-out, mobiliario, instalaciones. Se recupera a lo largo de años, no de meses; por eso un contrato corto sobre un fit-out caro es mala ecuación.
PaybackEl tiempo que tarda una inversión en recuperarse con los ingresos que genera. La pregunta que acompaña a todo CapEx: ¿en cuántos meses se paga este fit-out?
EBITDAEl resultado operativo antes de intereses, impuestos y amortizaciones. La cifra estándar para comparar la rentabilidad real de espacios y operadores entre sí.
NOI (Net Operating Income)Ingresos operativos menos gastos operativos. La cifra que miran inversores y propietarios.
Straight leaseEl operador alquila el edificio al propietario y asume todo el riesgo.
Management agreementEl propietario paga al operador por gestionar el espacio; el riesgo es del propietario.
Revenue sharePropietario y operador comparten ingresos según un acuerdo pactado.
Familia 4
Comercial
El idioma de la venta. Aunque tu rol no sea comercial, estos términos te afectan: en un espacio flex todos participan de alguna forma en captar y retener clientes, y estas palabras aparecen en cada reunión de equipo.
LeadContacto con potencial interés comercial.
ICP (Ideal Customer Profile)El perfil de empresa que mejor encaja con tu espacio.
PipelineEl conjunto de oportunidades comerciales activas, organizado por etapas.
Tour / visitaLa visita comercial guiada al espacio. El momento de mayor conversión del sector.
Walk-inPersona que entra a preguntar sin cita previa.
ConversiónPorcentaje de paso entre etapas (lead → visita → propuesta → firma).
ForecastPrevisión de ventas del periodo basada en el pipeline.
UpsellVenta de un producto superior al cliente actual (de hot desk a despacho).
Cross-sellVenta de productos complementarios (salas, parking, eventos).
BrokerIntermediario inmobiliario que recomienda espacios a empresas a cambio de una comisión.
Referral feeComisión pagada al prescriptor que trae un cliente.
Churn saveAcción comercial para evitar una baja anunciada.
Discovery call (llamada de cualificación)Llamada breve previa a la visita para entender necesidad, plazos, tamaño y quién decide. Evita visitas que no llevan a ninguna parte.
Cliente misterioso (mystery shopper)Persona que se hace pasar por cliente para evaluar la experiencia real: respuesta al lead, tour, propuesta. La forma más honesta de auditar a tu competencia (y a tu propio espacio).
Familia 5
Operaciones y comunidad
Las palabras del día a día: lo que pasa desde que un miembro entra por la puerta hasta que se va. Es la familia más cercana a la experiencia real del cliente, y la que más usan los equipos de operaciones y community.
OnboardingProceso de incorporación de un nuevo miembro: accesos, wifi, normas, presentaciones.
OffboardingProceso de salida ordenada: devolución de llaves, fianza, baja de servicios.
House rulesLas normas de convivencia del espacio.
Member experienceLa experiencia global del miembro en su día a día. El producto real del coworking.
NPS (Net Promoter Score)Indicador de satisfacción basado en la pregunta "¿recomendarías este espacio?".
Incidencia / ticketCualquier problema reportado (clima, wifi, limpieza, ruido) y su registro para resolución.
Evento de comunidadActividad organizada para los miembros: networking, formación, social.
Control de accesosSistema (tarjeta, app, biometría) que gestiona quién entra, dónde y cuándo.
SLACompromiso de nivel de servicio (por ejemplo, resolver incidencias en 24h).
AforoCapacidad máxima legal o práctica de un espacio o sala.
Familia 6
Tecnología
La familia más joven y la que más crece. Estas herramientas sostienen la operación de cualquier espacio profesionalizado: las verás en detalle en el módulo 6, así que aquí basta con reconocer los nombres y saber qué hace cada pieza.
Software de gestión (workspace management software)La plataforma central del espacio: Nexudus, OfficeRnD, Cobot, Optix. Gestiona miembros, facturación, reservas y accesos.
CRMSistema de gestión de la relación comercial: leads, oportunidades, pipeline (HubSpot, Pipedrive o el módulo CRM del software de gestión).
App de miembro / white-labelAplicación móvil con la marca del espacio desde la que el miembro reserva, paga y se comunica.
Booking engineMotor de reservas de salas y recursos.
Integración / APIConexión entre herramientas para que los datos fluyan sin duplicarse.
Google Business ProfileLa ficha de Google que aparece en búsquedas locales. El canal inbound más barato del sector.
IA generativaSistemas (ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity) capaces de generar texto, análisis y contenido a partir de instrucciones. Se desarrolla en el módulo 07.
Cuadro de mando (dashboard)Pantalla que reúne las métricas clave del espacio en tiempo real: ocupación, ingresos, pipeline, incidencias. Donde dirección mira cada lunes cómo va el negocio.
Practica
Entrena el vocabulario con flashcards
Leer un glosario no fija el vocabulario; recordarlo sí. Este entrenador te muestra términos al azar de las seis familias: intenta definirlo mentalmente antes de pulsar la tarjeta para revelar la respuesta. Cinco minutos al día durante una semana valen más que una tarde de estudio.
Para terminar, dos formas de llevarte este vocabulario contigo: el glosario completo en PDF para consultarlo donde quieras, y la actividad que comprueba si de verdad lo dominas — porque saber un término no es recitarlo, es traducirlo.
Herramienta y actividad del módulo
Herramienta del módulo
Glosario descargable en PDF + set de flashcards digitales para practicar (el entrenador que tienes justo encima).
Te damos un email real de un operador lleno de jerga. Tradúcelo a lenguaje de cliente. Después haz el ejercicio inverso: convierte una petición de cliente en términos del sector. Autoevaluación con solución comentada.
El email a traducir
"Os proponemos 8 dedicated en open space con 10 créditos de sala, all-inclusive, permanencia 6 meses y ramp-up a despacho en Q3..."
Tu tarea: reescríbelo para que lo entienda un cliente que nunca ha pisado un coworking, sin perder ninguna condición.